Makkelijke manier om de bezoekersregistratie te realiseren

24 Dec Makkelijke manier om de bezoekersregistratie te realiseren

Als bedrijf is het imago naar de klanten toe van groot belang voor de resultaten. Het imago is te verbeteren door een goede indruk achter te laten bij de klanten. Wanneer jij de klanten speciaal en welkom laat voelen, zullen zij met een tevreden gevoel de zaak verlaten. 

Aan de hand van een bezoekersregistratiesysteem is de organisatie op de hoogte van de te verwachten klanten. Indien een klant verwacht wordt, geeft dit hen een goed gevoel. Daarbij is een bezoekersregistratie inmiddels verplicht vanuit de Arbowet. Kortom: je komt er niet meer omheen. 

Wat is een bezoekersregistratie?

Bezoekersregistratie: de naam spreekt voor zich. Indien er een ongeval of calamiteit plaatsvindt, zal het pand in veel gevallen ontruimd moeten worden. Om de ontruiming op een veilige, georganiseerde manier te laten verlopen, kan een bezoekersregistratie erg nuttig zijn. Zo zal de organisatie in eén oogopslag zien hoeveel personen zich in het pand bevinden. 

Hoe pak je een bezoekersregistratie aan?

Een bezoekersregistratie is gemakkelijk op papier te realiseren aan de hand van een bezoekersregistratieformulier. Op dit formulier zal, door de receptioniste, de naam, de aankomsttijd, het contactpersoon en eventueel een telefoonnummer van de bezoeker genoteerd worden. Na het bezoek zal ook de vertrektijd worden genoteerd op het formulier. 

Echter leven we inmiddels in een samenleving, waarin de digitalisering een grote rol speelt. Een papieren notatie van bezoekers kan ouderwets en onprofessioneel ogen. Inmiddels is het daarom mogelijk om de registratie ook digitaal bij te houden. Aan de hand van Word, Excel, Outlook of zelfs een virtuele receptie kunnen de bezoekers genoteerd worden. 

Minste werk, beste resultaat

Het is begrijpelijk dat een receptioniste diverse taken moet vervullen binnen de organisatie, waardoor een bezoekersregistratie wellicht niet haalbaar zal zijn. Een virtuele receptie is in dit geval een goede oplossing. Bezoekers kunnen zich bij binnenkomst via een zelfbedieningsregistratiezuil aanmelden, waarbij alle nodige gegevens ingevuld zullen worden door het persoon zelf.